Cả công ty một bộ não. AI đọc được nó.
Tài liệu nằm trên máy bạn, đội ngũ sửa cùng lúc, và AI trả lời dựa trên tài liệu thật của công ty.
Miễn phí cho tối đa ba người, không cần thẻ. Ba điều chúng tôi nói trước khi bạn tải.
Tri thức rải rác, và bạn trả giá mỗi ngày
Người mới mất nhiều tháng
Quy trình nằm trong đầu người cũ. Mỗi câu hỏi là một lần đi hỏi lại, và câu trả lời tuỳ người.
Người nghỉ mang theo phần của họ
Bàn giao là một buổi nói chuyện rồi thôi. Không ai viết lại, nên lần sau lại dựng từ đầu.
Tìm lại thông tin tốn cả buổi
Zalo, Drive, email, ổ đĩa chung. Bản nào mới nhất thì không ai dám chắc.
Trí nhớ không giữ được thứ bạn cần để quyết đúng
Bạn nhớ vài tuần gần nhất và vài lần ấn tượng nhất. Một quyết định kinh doanh thì cần cả quá trình.
Ví dụ
Sáng thứ Hai, một khách hàng lớn đòi giảm giá thêm. Bạn nhớ họ là khách gắn bó nhiều năm, nhớ lần gần nhất mọi thứ êm đẹp, và nhớ rằng quý này doanh số đang thiếu.
Ba điều đó đẩy bạn về phía đồng ý. Không phải vì bạn thiếu năng lực, mà vì đó đúng là những gì còn lại trong đầu sau mười tháng.
- Ba lần giảm giá trước
- 12%, rồi 15%, rồi 18%
- Công nợ trung bình
- 52 ngày, hai lần quá hạn
- Biên lợi nhuận đơn gần nhất
- Mỏng nhất trong nhóm khách cùng quy mô
- Biên bản họp tháng 4
- Đã thống nhất không giảm thêm cho nhóm này
Bốn dòng này không nằm ở đâu xa. Chúng là hồ sơ khách hàng, quy trình duyệt chiết khấu và biên bản họp, nối sẵn vào nhau.
Cùng một người, cùng một quyết định, hai câu trả lời khác nhau. Khác biệt không nằm ở năng lực mà ở chỗ lúc quyết, hồ sơ có trong tay hay không.
Bộ não dùng chung là nơi những dòng bên phải sống. Nó không quyết thay bạn. Nó làm cho lúc bạn quyết, bạn nhìn được cả quá trình chứ không chỉ tháng vừa rồi và tâm trạng sáng nay.
AI không biết công ty bạn làm việc thế nào
Bạn đưa cho trợ lý AI một câu hỏi về quy trình bảo hành của chính công ty mình. Nó không có tài liệu đó, nên nó dựng một câu trả lời nghe rất hợp lý. Hỏi lại lần nữa, bạn nhận một câu khác. Không câu nào theo đúng quy trình bạn đang chạy.
Đó không phải lỗi của mô hình, và không có prompt nào chữa được. Nó thiếu ngữ cảnh. Bộ não dùng chung là chỗ ngữ cảnh đó sống, ở dạng tài liệu thật mà người và AI đọc cùng một bản.
- AI trả lời từ tài liệu thật của công ty, theo đúng quy trình bạn đang chạy, thay vì dựng một câu nghe hợp lý.
- AI cập nhật tài liệu chứ không chỉ đọc. Biên bản, SOP, hồ sơ khách được ghi lại mà không ai phải gõ lại, và chỉ trong phần nó được phép ghi.
- Đổi công cụ AI không phải làm lại tích hợp. Mọi trợ lý AI cắm vào cùng một nguồn, nên thay công cụ là thay công cụ, không phải dựng lại từ đầu.
- Đây là nền để vận hành AI agent nghiêm túc trong quản trị và kinh doanh, thay vì mỗi công cụ giữ một bản sự thật riêng.
Không có tài liệu của bạn, AI đoán. Có rồi, nó dẫn nguồn.
AI chỉ đọc được đúng phần bạn được đọc
Cấp quyền cho AI là chỗ mọi công cụ khác lặng lẽ mở cửa cho cả kho. Ở đây thì không.
Cùng một bộ quyền quyết định cả hai lượt đi. Trợ lý AI gắn với đúng một người, nên nó không bao giờ có cửa rộng hơn cửa của người đó. Thu quyền của người là thu luôn quyền của AI, cùng lúc.
Tăng năng suất, theo nghĩa cụ thể
Năng suất không đến từ một tính năng nào. Nó đến từ chỗ bảy tình huống dưới đây thôi lặp lại mỗi tuần.
Người mới đi hỏi lại từng người, và mỗi người trả lời một kiểu.
Người mới tự tra quy trình rồi tự làm được việc, câu trả lời giống nhau vì chỉ có một bản.
Quy trình nằm trong đầu người cũ, chưa ai viết ra.
Quy trình được viết ra và nối vào nhau, đọc một cái là thấy nó dính tới việc gì.
Mỗi người giữ một bản, không ai dám chắc bản nào mới nhất.
Một bản duy nhất. Ai sửa tới đâu cả đội thấy tới đó, ngay lúc đang sửa.
Người nghỉ việc mang theo phần tri thức họ giữ trong đầu.
Phần họ đã viết ở lại với công ty, kèm cả những ghi chú trỏ tới nó.
Biên bản họp nằm trong Zalo rồi trôi mất sau vài ngày.
Biên bản nối thẳng tới khách hàng, dự án và quy trình liên quan. Tháng sau mở ra vẫn biết đã quyết gì.
Tìm một thông tin cũ mất cả buổi, lục Zalo rồi lục Drive.
Gõ một từ, thấy ngay ghi chú nào nhắc tới nó và nhắc trong câu nào.
Mất mạng là dừng việc.
Mất mạng vẫn viết được. Có mạng lại thì tự đồng bộ tiếp, không mất gì.
Tri thức tích lại thành tài sản của công ty
Không ai phải dừng việc để ngồi làm một dự án tổng hợp. Tri thức được quản lý và hình thành xuyên suốt quá trình làm việc, mỗi ngày để lại một phần.
Sau một năm, thứ công ty bạn có không phải một đống tài liệu. Đó là know-how của riêng mình: cách bạn bán, cách bạn giao, cách bạn xử lý khi hỏng việc.
Đó là tài sản vô hình không nằm trong bảng cân đối kế toán, không ai mua được và cũng không ai sao chép được, vì nó sinh ra từ chính quá trình làm việc của công ty bạn. Càng làm lâu, khoảng cách với đối thủ càng rộng.
Dữ liệu vẫn là của bạn, kể cả khi bạn rời đi
Phần lớn công cụ nói câu này. Khác biệt là bạn kiểm chứng được từng dòng dưới đây trong năm phút, ngay trên máy mình.
- Nằm trên máy của bạn
- Mỗi tài liệu là một tệp văn bản thường trong thư mục bạn chọn. Mở bằng Word, Notepad hay bất cứ gì. Không bị nhốt trong một định dạng riêng của chúng tôi.
- Không có khoá nào giữ tài liệu
- Khoá dùng hết hạn không chặn bạn mở kho tri thức trên máy. Tài liệu vẫn đọc được khi không có khoá và không có server nào.
- Chạy offline
- App là ứng dụng desktop thật, không phải trang web đóng gói. Mất mạng vẫn viết được, có mạng thì đồng bộ tiếp.
- Nội dung không đi qua mạng ở dạng đọc được
- Chỉ các bản cập nhật ở dạng nhị phân đi qua đường truyền. Mỗi máy tự dựng lại tài liệu và chỉ mục tìm kiếm của riêng nó.
- Server ở chỗ bạn quyết định
- Gói trọn gói dựng server trên hạ tầng của bạn. Sau bàn giao, máy đó và dữ liệu trong đó do bên bạn giữ.
- Không phụ thuộc chúng tôi
- Nếu một ngày chúng tôi tăng giá, đổi hướng, hay biến mất: server vẫn chạy trên máy bạn, bản thân phần server miễn phí để chạy và sẽ luôn như vậy, và tài liệu vẫn là tệp văn bản đọc được không cần phần mềm nào của chúng tôi. Đó là điều kiện để một doanh nghiệp dám đưa tri thức thật vào.
Ba điều nói trước
- Lần mở đầu sẽ có cảnh báo App chưa được Apple và Microsoft ký. macOS cần bấm chuột phải rồi chọn Open, Windows sẽ hiện SmartScreen. Trang Tải về có cách kiểm tra bản tải là thật.
- Giao diện app bằng tiếng Anh Ghi chú của bạn thì tiếng Việt bình thường. Nhưng menu, nút và thông báo trong app hiện chỉ có tiếng Anh.
- Bản trả tiền chạy trên hạ tầng của bạn Đó là thứ bạn mua: dữ liệu nằm trên máy bạn quyết định. Sau khi bàn giao, máy đó do bên bạn vận hành.
Bắt đầu trong một buổi chiều
-
Mở một thư mục
Chọn một thư mục trên máy bạn. Có sẵn tài liệu thì app đọc luôn, chưa có thì tạo mới. Không cần tài khoản.
-
Mời đội ngũ
Chia sẻ theo từng thư mục hoặc từng tài liệu, quyền xem hoặc quyền sửa. Mặc định là riêng tư.
-
Cắm AI vào
Trợ lý AI trên máy sửa trực tiếp tài liệu. Trợ lý trên mây kết nối vào, và chịu đúng bộ quyền ở trên.
Hai đường, và bạn đoán được mình đang ở đâu
Không ai phải trả tiền để biết sản phẩm có dùng được cho đội mình hay không.
- Dùng trên máy bạn, miễn phí, mãi mãi. Soạn tài liệu, để AI soạn, tìm kiếm, xem bản đồ tri thức, chạy offline.
- Đồng bộ trên server của chúng tôi miễn phí, tối đa ba người. Sửa cùng lúc, thấy con trỏ nhau, chia sẻ thư mục, tệp đính kèm, kết nối trợ lý AI.
- Người thứ tư trong một kho tri thức chung sẽ bị từ chối. Giới hạn tính theo người, không tính theo số tài liệu hay theo thời gian.
Dành cho đội từ bốn người
- Dựng server trên hạ tầng của bạn. Chúng tôi cài đặt và chạy thử tới khi đội bạn đăng nhập được và đồng bộ thật.
- Đào tạo đội ngũ. Cách tổ chức thư mục, cách chia quyền, cách cắm AI vào để nó trả lời từ tài liệu của công ty.
- Kèm sử dụng trong ba tháng. Có người trả lời khi đội bạn vướng, trong ba tháng đầu.
- Không giới hạn số người trên server của bạn.
- Không bao gồm: vận hành server sau bàn giao, cam kết uptime, sao lưu định kỳ, chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ. Nếu bạn cần những phần đó, nói trước để báo giá riêng.
Câu hỏi hay gặp
Nhân viên tôi có chịu dùng không? Tôi từng mua phần mềm rồi bỏ xó.
Đây là rủi ro thật và không công cụ nào tự giải quyết được. Hai thứ làm nó nhẹ đi: viết ở đây không khác viết một văn bản thường, nên không ai phải học một giao diện lạ; và app chạy offline, nên không ai bị chặn vì mạng yếu.
Phần còn lại là việc của người dẫn. Gói trọn gói có ba tháng kèm chính vì lý do này, bởi giai đoạn bỏ xó thường rơi vào tuần thứ ba chứ không phải ngày đầu.
Nói thẳng một ma sát: giao diện app đang là tiếng Anh. Nội dung ghi chú thì tiếng Việt bình thường, nhưng menu và nút thì chưa.
Tôi có cả đống tài liệu lộn xộn. Bắt đầu từ đâu, ai ngồi nhập liệu?
Đừng nhập liệu hết một lượt, sẽ bỏ dở. Cách chạy được: mỗi lần có người hỏi một câu, viết câu trả lời thành một ghi chú rồi gửi link thay vì trả lời miệng. Sau vài tuần, thứ hay được hỏi nhất đã nằm trong đó, và đó đúng là phần đáng viết.
File Word, PDF, ảnh cũ thì đính kèm vào tài liệu liên quan, không phải gõ lại. Gói trọn gói có phần đào tạo cách tổ chức thư mục cho đúng cách đội bạn đang làm việc.
Tôi đang dùng Zalo và Google Drive rồi. Cái này khác gì?
Zalo tốt để trao đổi, kém để tra lại: thông tin trôi theo dòng chat và ba tháng sau không ai tìm nổi. Drive giữ được file nhưng không nối chúng với nhau, nên bạn phải nhớ file nào nằm ở đâu.
Khác biệt ở ba chỗ. Tài liệu nối vào nhau nên đọc một cái là thấy nó dính tới việc gì. Tìm được theo nội dung bên trong chứ không chỉ theo tên file. Và AI đọc được chúng theo đúng quyền của từng người, thứ mà một thư mục Drive không làm được.
Không cần bỏ Zalo hay Drive. Cái này là chỗ để thứ đáng giữ lâu.
Lương, giá vốn, hợp đồng. Ai thấy được những thứ đó?
Tài liệu mặc định là riêng tư. Bạn chia theo từng thư mục hoặc từng tài liệu, quyền xem hoặc quyền sửa, cho một người hoặc cho cả đội.
Điểm ít công cụ nào làm được: AI của một nhân viên chịu đúng bộ quyền của chính nhân viên đó. Kế toán không được chia thư mục nhân sự thì AI của kế toán cũng không đọc được thư mục đó. Thu quyền của người là thu luôn quyền của AI, cùng lúc.
Nhân viên nghỉ việc có copy hết dữ liệu mang đi được không?
Có. Thứ họ được phép xem thì họ copy được, ở đây cũng như ở Drive, Zalo hay bất cứ đâu. Không phần mềm nào ngăn được một người đã có quyền đọc.
Thứ bạn kiểm soát được là phạm vi: chia đúng phần họ cần cho công việc, và thu quyền khi họ nghỉ thì họ mất truy cập vào bản đang chạy.
Cái được thật nằm ở chiều ngược lại. Hôm nay người nghỉ mang theo phần tri thức họ giữ trong đầu và không ai lấy lại được. Khi họ đã viết ra, phần đó ở lại với công ty.
Đội tôi mười người thì chi phí thế nào?
Mười người đều dùng miễn phí trên máy riêng, không giới hạn tài liệu, không giới hạn thời gian. Nhưng đồng bộ chung trên server của chúng tôi thì tối đa ba người, người thứ tư sẽ bị từ chối.
Để cả mười người làm chung một bộ tri thức, bạn cần server riêng, và đó là lúc gói trọn gói vào. Giá báo theo quy mô đội và hiện trạng hạ tầng của bạn, nên một cuộc gọi mười lăm phút là ra con số.
Công ty tôi không có IT. Sau ba tháng kèm thì ai lo cái server đó?
Nói thẳng vì đây là chỗ dễ vỡ nhất của gói. Server chạy trên hạ tầng của bạn, và sau khi bàn giao thì bên bạn giữ nó. Việc đó cần một người biết cơ bản về máy chủ, hoặc một đơn vị IT thuê ngoài.
Nếu công ty bạn không có ai như vậy, có hai đường: dùng bản miễn phí trên server của chúng tôi cho nhóm tối đa ba người, hoặc nói trước để chúng tôi báo giá riêng phần vận hành theo năm. Phần đó không nằm trong gói trọn gói.
Nếu một ngày bên anh đóng cửa thì dữ liệu của tôi ra sao?
Vẫn còn nguyên và vẫn mở được. Tài liệu là tệp văn bản thường trên máy của bạn, mở bằng Word hay Notepad, không cần app của chúng tôi, không cần khoá, không cần mạng. Đó là thứ bạn kiểm chứng được ngay hôm nay chứ không phải tin lời hứa.
Server thì chạy trên hạ tầng của bạn, và bản thân phần server miễn phí để chạy.
Nói cho đủ: mã nguồn phần server chưa công bố, bạn nhận một image chạy được chứ không nhận repo. Điều đó không ảnh hưởng tới quyền của bạn với dữ liệu, nhưng nếu bạn cần tự sửa phần server thì hôm nay chưa làm được.
Nói chuyện mười lăm phút là đủ biết có phù hợp
Cho chúng tôi biết đội bạn bao nhiêu người và tri thức đang nằm ở đâu. Nếu chưa phù hợp, chúng tôi nói luôn.